Inkoop registratie
Inkoop registratie in de transport is lastig. Er zijn veel bewegende delen, er zijn veel partijen die bij elkaar horen, met elk hun eigen afspraken. Daarnaast zijn er ook adhoc prijzen en ook prijzen die tijdens de rit pas zichtbaar worden. Ook heb je charters die zelf ook fouten maken, zoals iedereen, en daar wil je jezelf ook voorbehoeden.
Je SLA’s met charters
Elke charters heeft zijn eigen tarievenlijst. Dit betekend dat elke charter anders berekend moet worden. De een wordt berekend op een groupage tarief (zie automatisch tariferen voor meer informatie hierover) of op rit basis (km/uur). Dit alles wil je opslaan bij de crediteur gegevens. Dit om te zorgen dat er automatisch gefactureerd kan worden voor jouw inkoop!
Je proces per charter
Elke charter heeft ook zijn eigen voorkeuren. Dit begint al met de planning te maken. Moet jij de rit maken voor de charter, of wilt de charter dat jij gewoon orders over de schutting gooit, en plannen zij hem zelf in (dit alles is in te stellen bij LP Planner)? Daarnaast wil je de ene charter een afstemlijst sturen, waarop staat wat de charter jouw mag factureren. De andere charter stuurt jou een factuur op en dan moet jij die controleren met jouw administratie. Uiteraard wil je nog steeds de eerste charter ook controleren met jouw eigen administratie.
Inkoop registratie
Als de inkopen binnen zijn, kan je dit gaaf afletteren. Het voordeel hiervan is dat je controle hebt over je proces. Een charter kan niet perongeluk een dossier meerdere keren belasten, maar je kan ook een dossier door verschillende charters laten uitvoeren (voor- hoofd- en natraject). Dus je wilt ook een goed overzicht hebben waar de kosten vandaan komen. Als het klopt met wat de charter jouw gestuurd heeft, kunnen wij de journaalposten meegeven naar jouw boekhouding.
Kanttekeningen
- Je inkoop is uiteraard ook erg belangrijk voor je marge berekening in jouw managent overzicht
- Je inkoop is ook zichtbaar achter jouw dossier, dus je hebt op meerdere plekken overzicht
- Je kan ook een adhoc prijs in LP Planner toevoegen aan een rit, of een stop